Denne veilederen vil gå gjennom gjennomføringen av et tilsyn i Eik, fra start til godkjenning. For å se menypunktet Tilsyn, må man ha tilgang. Brukere med full tilgang se alle tilsyn. Brukere med begrenset tilgang vil se tilsyn som er delt.
Brukere kan ha lese- eller skrivetilgang til et tilsyn. Skrivetilgang gir mulighet til å redigere alt, bortsett fra å godkjenne, da trengs det også full tilgang til Tilsyn. Brukere med lesetilgang kan ikke redigere, men legge til notater.
Starte et tilsyn
- Trykk på Tilsyn i menyen. Trykk på Opprett tilsyn.
Dersom tilsynstypen ikke ligger i listen, kan det legges til ved å legge til flere tilsynstyper.
2. Sett inn dato for stedlig tilsyn. Trykk for å Lagre endringer. Det sendes automatisk påminnelse 1 dag før valg dato til IK-Ansvarlig.
Forberedelse
Under fanen Forberedelser kan det lastes opp tilsynsdokumenter (f.eks. varslingsbrev om tilsyn) samt legges til gjøremål og relevante hyperlenker. Gjøremål og hyperlenker kan forhåndsdefineres i tilsynstypen. Det kan enkelt legges til flere eller fjernes gjøremål og hyperlenker i tilsynet du har startet.
Tilsynsdokumenter
Legg inn relevante tilsynsdokumenter ved å trykke Bla gjennom filer eller dra dokument(er) inn i Eik:
Gjøremål
Opprett:
Skriv inn ønsket tekst i feltet Legg til og trykk på pilen for å legge til.
Redigere eller slette:
Trykk på kontekstknappen til venstre for gjøremålet. Velg Slett eller Rediger.
Fullføre eller gjenåpne:
Trykk på linjen til ønsket tekst for å fullføre eller gjenåpne punktet.
Lenker
Legg til:
Trykk på Legg til. Skriv inn tittel og url. Lagre.
Åpne eller Slette:
Trykk på kontekstknappen til høyre for hyperlenken. Trykk på Åpne eller Slett.
Hyperlenken kan også åpnes ved å trykke direkte på lenken/tittelen.
Notater
Under fanen Notater kan man skrive notater relatert til tilsynet. Det kan være notater som kun er skjult for eksterne brukere (f.eks. tilsynsinspektører), eller notater som er synlig for alle med tilgang til tilsynet.
Nytt notat:
Skriv inn ønsket tekst i tekstfeltet Skriv her. Hak på dersom notatet skal være skjult for midlertidige brukere. Trykk på Lagre.
Slette, redigere eller endre synlighet:
Trykk på kontekstknappen til høyre for notatet og velg ønsket handling.
Dokumentasjon
Under fanen Dokumentasjon kan det legges til dokumentasjon i form av interne ressurser og filer. Det som legges til i denne fanen vil bli tilgjengelig for alle brukere med tilgang til tilsynet, også eksterne brukere. Det kan legges til frist for dokumentasjon. Når denne fristen nærmer seg, vil det sendes ut et varsel.
Frist dokumentasjon
Trykk for å velge dato i kalenderen. Det sendes automatisk påminnelse 1 dag før valg dato til IK-Ansvarlig.
Dokumentasjon fra Eik
Det kan legges til interne ressurser som dokumentasjon i Eik. Dette kan være alle typer for dokumentasjon:
- Dokumenter i håndbøker og arbeidsdokumenter (i arbeid / godkjent)
- Sjekklister og sjekkrunder (startet / fullført)
- Årshjul (inkl. årshjulsoppgaver)
- Kartlegginger og kartleggingsrunder (startet / fullført)
- Tiltak (åpen / behandlet / godkjent)
- Hendelser (åpen / behandlet / godkjent)
- Risikovurderinger (åpen / behandlet / godkjent)
- Kriselogg (øvelse / reell situasjon)
Legg til:
- Trykk på Rediger under Dokumentasjon fra Eik. Det filtreres automatisk på valgte IK-områder, samt periode to år tilbake i tid og et år frem i tid. Se mer om filtrering og søk i veileder: Søk på tvers
- Velg dokumentasjonen som du vil legge til i tilsynet.
-
Lagre til slutt. Alle referansene som legges til blir tilgjengelig for alle brukere med tilgang til tilsynet. Referansene kan åpnes direkte for gjennomsyn. Dersom det velges mange interne referanser kan det ta noe tid å hente koblingene.
Fjern:
Trykk på kontekstknappen til høyre for referansen og trykk på Fjern.
Filer
Det kan legges til filer, f.eks. dokumentasjon som ikke finnes i Eik. Dra inn eller trykk på Bla gjennom filer.
Oppfølging
Når tilsynet er gjennomført, kan man gå videre til fanen Oppfølging. Der kan eventuelle avvik og merknader følges opp før tilsynet til slutt kan godkjennes.
Frist oppfølging
Det kan legges til en frist for å følge opp avvik og merknader. Trykk på Velg dato. Trykk på ønsket dato i kalenderen og den legges til. Det sendes automatisk påminnelse 1 dag før valg dato til IK-Ansvarlig.
Avvik
Det kan registreres avvik fra tilsynet, slik at de kan følges opp videre. Tiltak som eventuelt opprettes, vil ligge under avviket. Det kommer tydelig frem hvilke status avvik og eventuelle tiltak har i oversikten.
Legg til
- Stå i fanen Oppføling, trykk på + Legg til under Avvik.
- Fyll inn informasjon om avviket. Lagre. Avviket lagres under Hendelser i Eik, med kobling til Avvik i aktuelt tilsyn.
Opprett tiltak
- Trykk på avviket for å åpne det.
- Trykk på fanen Tiltak og deretter Opprett tiltak. Fyll ut informasjon om tiltaket og Lagre.
Merknader
Legg til
- Stå i fanen Oppføling, trykk på + Legg til under Merknader.
- Fyll inn informasjon om merknaden. Lagre. Merknaden lagres under Hendelser i Eik, med kobling til Merknader i aktuelt tilsyn.
Opprett tiltak
- Trykk på merknaden for å åpne den.
- Trykk på fanen Tiltak og deretter Opprett tiltak. Fyll ut informasjon om tiltaket og Lagre.
Tilganger
Under fanen Tilganger kan det gis tilgang til interne og eksterne brukere.
Under Roller kan du se hvem som har tilgang til aktuelt tilsyn og evt. administrere roller og tilganger (krever Eier-tilgang).
Brukere
Det kan gis lese- eller skrivetilgang til tilsynet for allerede eksisterende brukere i Eik.
- Trykk på + Legg til
og endre tilgangen på brukerne som skal få tilgang.
- Velg mellom Ingen tilgang, Begrenset tilgang eller Full tilgang.
- Full tilgang gir mulighet til å redigere alt i tilsynet, bortsett fra å godkjenne, da trengs det full tilgang til Tilsyn under Roller. Når en bruker har Begrenset tilgang kan en ikke redigere, men legge til notater.
- Trykk på Utført til slutt.
Eksterne brukere
Eksterne brukere har kun tilgang til notater og dokumentasjon. Se også veileder: Gi eller fjerne tilgang til eksterne brukere.
Legg til:
Trykk på + Legg til under Eksterne brukere. Skriv inn e-post og trykk på Opprett. Trykk deretter Lagre.
Eksterne brukere får nå en e-post med innloggingsinformasjon.
Fjerne tilgang:
Når et tilsyn er fullført, vil midlertidige brukere automatisk miste tilgangen til tilsynet. Tilgangen kan også fjernes ved å trykke på kontekstknappen til høyre for brukeren, og velg Fjern.
Godkjenning
For å godkjenne et tilsyn, må brukeren ha Full tilgang til Tilsyn. Når et tilsyn godkjennes, mister eksterne brukere tilgangen til tilsynet. Det kan fortsatt skrives notater, og man kan redigere deling med interne brukere.
Trykk på Status. Endre status til Godkjent.