Denne veilederen viser gjennomføringen av et tilsyn i Eik, fra start til godkjenning. For å se menypunktet Tilsyn, må du ha tilgang til denne gjennom rollen din.
Brukere kan ha begrenset eller full tilgang til et tilsyn. Full tilgang gir mulighet til å redigere tilsynet. Brukere med begrenset tilgang kan ikke redigere, men har mulighet til å legge til notater.
Starte et tilsyn
- Trykk på Tilsyn i menyen. Trykk på Opprett tilsyn.
Dersom tilsynstypen ikke ligger i listen, kan det legges til ved å legge til flere tilsynstyper.
- Sett inn dato for stedlig tilsyn. Trykk deretter på Lagre.
Det sendes automatisk påminnelse 1 dag før valg dato til IK-ansvarlig.
Detaljer
Under fanen Detaljer kan det lastes opp tilsynsdokumenter (f.eks. varslingsbrev om tilsyn), samt legges til gjøremål og relevante lenker. Gjøremål og lenker kan forhåndsdefineres i tilsynstypen. Det kan enkelt legges til flere eller fjernes gjøremål og lenker i tilsynet du har startet.
Tilsynsdokumenter
Legg inn relevante tilsynsdokumenter ved å trykke på Bla gjennom filer eller dra dokument(er) inn i Eik. Trykk deretter på Lagre.
Gjøremål
Opprett
Skriv inn ønsket tekst i feltet og trykk på pilen for å legge til.
Redigere eller slette
Trykk på kontekstknappen ved gjøremålet. Velg Slett eller Rediger.
Fullføre eller gjenåpne
Trykk i sjekkboksen til ønsket punkt for å fullføre eller gjenåpne punktet.
Lenker
Legg til
Trykk på Legg til. Skriv inn tittel og url. Lagre.
Åpne eller slette
Trykk på kontekstknappen til høyre for hyperlenken. Trykk på Åpne eller Slett.
Hyperlenken kan også åpnes ved å trykke direkte på lenken/tittelen.
Notater
Under fanen Notater kan du skrive notater relatert til tilsynet. Det kan være notater som kun er skjult for eksterne brukere (f.eks. tilsynsinspektører), eller notater som er synlig for alle med tilgang til tilsynet.
Nytt notat
Skriv inn ønsket tekst i tekstfeltet Skriv her. Hak på dersom notatet skal være skjult for midlertidige brukere. Trykk på pilen for å lagre.
Slette, redigere eller endre synlighet
Trykk på kontekstknappen til høyre for notatet og velg ønsket handling.
Dokumentasjon
Under fanen Dokumentasjon kan det legges til dokumentasjon i form av interne ressurser og filer. Det som legges til i denne fanen bil bli tilgjengelig for alle brukere med tilgang til tilsynet, og eksterne brukere kan også gis tilgang. Det kan legges til frist for dokumentasjon. Når denne fristen nærmer seg, vil det sendes ut et varsel.
Frist dokumentasjon
Trykk for å velge dato i kalenderen. Det sendes automatisk påminnelse 1 dag før valgt dato til IK-Ansvarlig.
Dokumentasjon fra Eik
Det kan legges til interne ressurser som dokumentasjon i Eik. Dette kan være alle typer for dokumentasjon:
- Dokumenter i håndbøker og arbeidsdokumenter (i arbeid / godkjent)
- Sjekklister og sjekkrunder (startet / fullført)
- Årshjul (inkl. årshjulsoppgaver)
- Kartlegginger og kartleggingsrunder (startet / fullført)
- Tiltak (åpen / behandlet / godkjent)
- Hendelser (åpen / behandlet / godkjent)
- Risikovurderinger (åpen / behandlet / godkjent)
- Kriselogg (øvelse / reell situasjon)
Legg til:
- Trykk på Rediger under Dokumentasjon. Det filtreres automatisk på valgte IK-områder, samt periode to år tilbake i tid og et år frem i tid. Se mer om filtrering og søk i veileder: Søk på tvers
- Velg dokumentasjonen som du vil legge til i tilsynet.
-
Lagre til slutt. Referansene kan åpnes direkte for gjennomsyn. Dersom det velges mange interne referanser kan det ta noe tid å hente koblingene.
Fjern:
Trykk på kontekstknappen til høyre for referansen og trykk på Fjern.
Filer
Det kan legges til filer, f.eks. dokumentasjon som ikke finnes i Eik. Dra inn eller trykk på Bla gjennom filer.
Lås dokumentasjon
Når du er ferdig med å legge til dokumentasjon fra Eik, bør du låse dokumentasjonen for redigering slik at tilsynet kan se at du ikke har mulighet til å endre på dokumentasjonen i etterkant. Når dokumentasjonen blir låst opprettes det pdf-dokumenter (ett dokument per ressurstype). Disse pdf-dokumentene er det enkelt å hente ut av Eik dersom tilsynsinspektør ønsker dokumentasjonen lastet opp i eget system.
Generer og lås
Trykk på Generer og lås. Bekreft deretter at du ønsker å generere PDF og låse dokumentasjon.
Du får en e-post når eksporten er ferdig, da det kan ta litt tid dersom det er veldig mye dokumentasjon som skal eksporteres.
All Eik-dokumentasjon legger seg nå som PDF-er med dato og tidspunkt for når det ble generert, og det er ikke mulig å legge til mer dokumentasjon fra Eik. Det genereres en PDF per ressurstype.
Lås opp
Det er mulig låse opp for å legge til eller fjerne dokumentasjon fra Eik. Trykk på Lås opp, og bekreft.
Oppfølging
Når tilsynet er gjennomført, kan du gå videre til fanen Oppfølging. Der kan eventuelle avvik og merknader følges opp før tilsynet til slutt kan godkjennes.
Frist oppfølging
Det kan legges til en frist for å følge opp avvik og merknader. Trykk på Velg dato. Trykk på ønsket dato i kalenderen og den legges til. Det sendes automatisk påminnelse 1 dag før valg dato til IK-Ansvarlig.
Avvik
Det kan registreres avvik fra tilsynet, slik at de kan følges opp videre. Tiltak som eventuelt opprettes, vil ligge under avviket. Det kommer tydelig frem hvilken status avvik og eventuelle tiltak har i oversikten.
Legg til avvik
- Stå i fanen Oppføling, trykk på + Legg til under Avvik.
- Fyll inn informasjon om avviket. Lagre. Avviket lagres under Hendelser i Eik, med kobling til Avvik i aktuelt tilsyn.
Opprett tiltak
- Trykk på avviket for å åpne det.
- Trykk på fanen Tiltak og deretter Opprett tiltak. Fyll ut informasjon om tiltaket og Lagre.
Merknader
Legg til merknad
- Stå i fanen Oppfølging, trykk på + Legg til under Merknader.
- Fyll inn informasjon om merknaden. Lagre. Merknaden lagres under Hendelser i Eik, med kobling til Merknader i aktuelt tilsyn.
Opprett tiltak
- Trykk på merknaden for å åpne den.
- Trykk på fanen Tiltak og deretter Opprett tiltak. Fyll ut informasjon om tiltaket og Lagre.
Tilganger
Under fanen Tilganger kan det gis tilgang til interne og eksterne brukere.
Brukere
Det kan gis tilgang til tilsynet for allerede eksisterende brukere i Eik.
- Trykk på + Legg til og endre tilgangen på brukerne som skal få tilgang.
- Velg mellom Ingen tilgang, Begrenset tilgang eller Full tilgang.
Full tilgang: Brukeren kan redigere alt i tilsynet og endre status (åpen og behandlet)
Begrenset tilgang: Brukeren kan ikke redigere tilsynet, men brukeren kan se tilsynet og legge til notater.
Endre status til godkjent: brukere som har full tilgang til menypunktet tilsyn gjennom rollen sin kan endre status på tilsynet.
- Trykk på Utført til slutt.
Eksterne brukere
Eksterne brukere har tilgang til notater og låst dokumentasjon. Merk: Dersom dokumentasjonen ikke er låst vil ekstern bruker heller ikke se den.
Se også veileder: Gi eller fjerne tilgang til eksterne brukere.
Legg til eksterne brukere
Trykk på + Legg til under Eksterne brukere. Skriv inn e-post og trykk på Opprett. Trykk deretter Lagre.
Eksterne brukere får nå en e-post med innloggingsinformasjon.
Fjerne tilgang
Når status på tilsynet endres fra Åpen til behandlet eller godkjent, vil midlertidige brukere automatisk miste tilgangen til tilsynet. Tilgangen kan også fjernes ved å trykke på kontekstknappen til høyre for brukeren, og velg Fjern.
Godkjenning
For å godkjenne et tilsyn, må brukeren ha Full tilgang til menypunktet Tilsyn gjennom rollen sin.
Når et tilsyn godkjennes, mister eksterne brukere tilgangen til tilsynet.
Interne brukere med tilgang kan fortsatt skrive notater.
Trykk på Status. Endre status til Godkjent.