Når et arbeidsdokument er opprettet, kan en starte loggføring.
I et arbeidsdokument er det lurt å fylle ut mest mulig informasjon. Dette vil gjøre det lettere å finne igjen dokumentet senere, samt enklere å sortere ut til f.eks. rapporter, tilsyn, m.m.
Endre status
Personer med begrenset tilgang til håndboken kan endre status på arbeidsdokumentet fra Åpen til Behandlet. Det er kun personer med full tilgang som kan godkjenne.
- Trykk på nåværende status og velg ny status.
- Skriv eventuelt en begrunnelse (valgfritt). Trykk på Fortsett.
Alle endringer på status logges under Notater.
Redigere arbeidsdokumentet
Tittel: Skriv inn en tittel slik at det er lett å finne igjen senere.
Ansvarlig: Det er kun en person som kan settes som ansvarlig for dokumentet. Dersom en velger en annen enn en selv som ansvarlig, vil vedkommende bli varslet.
Beskrivelse: Her skrives en beskrivelse av arbeidsdokumentet.
Innhold
Under Innhold skriver en i dokumentets innhold.
Lagre til slutt.
Egenskaper
Type: Det kan registreres en eller flere typer (f.eks rapport, referat eller informasjon). Dersom du mangler Type, kan du opprette ny.
Kapittel: Velg eventuelt kapittel dokumentet skal tilhøre.
Kvalitetsområde: For å enklere finne tilbake til aktuelle dokumenter og kunne bruke systemet optimalt (f.eks. i forbindelse med Tilsyn) er det viktig å velge kvalitetsområde. En kan velge ett eller flere, og det kan opprettes ny dersom noe mangler.
Lokasjon: Sett inn hvilke lokasjon dokumentet tilhører. Her kan en også opprette ny dersom en lokasjon mangler.
Frist: Dersom frist settes, vil ansvarlig varsles når dersom dato passeres. Da kan en også velge å få en påminnelse i forkant av fristens utløp.
Lagre til slutt.
Referanser
Under Referanser, kan en se hvor arbeidsdokumentet er kopiert fra og opprettet under.
Interne referanser
Her kan en legge til dokumenter, sjekklister eller kartlegginger som kan navigeres til direkte i dokumentet.
Trykk Legg til for å legge til, trykk rødt kryss for å fjerne.
Andre lenker
Legg til en lenke: Trykk på Legg til lenke, skriv inn tittel og URL og trykk Lagre.
Endre en lenke: Trykk på lenken i listen, og tilpass etter eget ønske. Trykk deretter Lagre.
Slette en lenke: Trykk på rødt kryss bak lenken.
Lovhenvisninger
Legg til en lenke: Trykk på Legg til lenke, skriv inn tittel og URL og trykk Lagre.
Endre en lenke: Trykk på lenken i listen, og tilpass etter eget ønske. Trykk deretter Lagre.
Slette en lenke: Trykk på rødt kryss bak lenken.
Nyttig informasjon
Legg til en lenke: Trykk på Legg til lenke, skriv inn tittel og URL og trykk Lagre.
Endre en lenke: Trykk på lenken i listen, og tilpass etter eget ønske. Trykk deretter Lagre.
Slette en lenke: Trykk på rødt kryss bak lenken.
Notater
Nytt notat
Skriv i feltet "Skriv her..." og trykk på pilen for å lagre.
Redigere et notat
Trykk på kontekstknappen til høyre for notatet og velg Rediger. Gjør ønskede endringer og Bekreft endringene. En kan ikke redigere automatiske notater, som f.eks. statusendringer.
Slette et notat
Trykk på kontekstknappen til høyre for notatet og velg Slett. Bekreft slettingen.
En kan ikke slette automatiske notater, som f.eks. statusendringer.
Deling
Personen som står som ansvarlig på arbeidsdokumentet har automatisk full tilgang til dokumentet.
En kan velge mellom Begrenset deling, Del med alle eller Sensitiv.
! Begrenset deling: alle personer med full tilgang til håndboken kan sse og skrive i dokumentet. Øvrige ansatte med begrenset tilgang til håndboken til ikke kunne se dokumentet.
! Del med alle: alle med tilgang til håndboken vil se dokumentet. Brukere med full tilgang til håndboken vil ha full tilgang til dokumentet, brukere med begrenset tilgang til håndboken vil ha begrenset tilgang til dokumentet.
! Sensitiv: kun brukeren som står som ansvarlig har tilgang til dokumentet. Andre brukere kan gis tilgang.
Det er mulig å legge til brukere som skal ha tilgang til dokumentet. Trykk på Legg til under Brukere, og velg hvilke tilgang vedkommende skal ha. Trykk deretter utført.
Under Roller kan du se hvem som har tilgang til dokumentet gjennom rollen sin. Trykk på kontektstknappen for å se hvem som har de ulike rollene.